AI en Microsoft Copilot veilig gebruiken in je bedrijf

Wat vraagt de AI-verordening van jouw bedrijf?

AI-geletterdheid betekent dat mensen de kennis, vaardigheden en het inzicht hebben om verantwoord met AI te werken en de uitkomsten goed te beoordelen. Artikel 4 van de Europese AI-verordening verplicht organisaties die AI-systemen aanbieden of inzetten om maatregelen te nemen die de AI-geletterdheid van hun mensen ondersteunen. Die plicht geldt sinds 2 februari 2025 en niet alleen voor je eigen personeel. Ook mensen die namens jouw organisatie met AI werken vallen eronder, zoals een ingehuurde kracht of medewerkers van een externe dienstverlener. Volgens de Europese Commissie zijn de nationale markttoezichthouders verantwoordelijk voor toezicht en handhaving, en gelden de regels daarvoor vanaf 2 augustus 2026.

Wat voldoende AI-geletterd is, bepaalt de wet niet in detail. De Commissie schrijft dat er geen verplichte trainingen zijn, dat je geen certificaat nodig hebt en dat je niet hoeft te meten hoeveel elke medewerker van AI weet. Alleen de gebruiksaanwijzing van een tool laten lezen kan volgens de Commissie in veel gevallen ineffectief zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) benadrukt dat één aanpak voor iedereen niet bestaat. Wat past, hangt af van de kennis en ervaring van je mensen, de omgeving waarin je AI gebruikt en de mensen die ermee te maken krijgen. In haar gids van oktober 2025 schrijft de AP ook dat een aantoonbaar gebrek aan AI-geletterdheid bij de beoordeling van een incident een rol kan spelen, bijvoorbeeld wanneer medewerkers te weinig uitleg of begeleiding kregen.

Via de Digital Omnibus voor AI is in 2026 de tekst van artikel 4 aangepast. Op haar vragenpagina van 20 oktober 2026 schrijft de Commissie dat organisaties maatregelen moeten nemen om AI-geletterdheid te ondersteunen, zonder dat ze een bepaald niveau per persoon hoeven te garanderen. De plicht zelf blijft dus bestaan.

Hoe pak je AI-geletterdheid praktisch aan?

De AP raadt een meerjarig actieplan in vier stappen aan: in kaart brengen, doelen stellen, uitvoeren en evalueren. Ze adviseert ook om intern bij te houden wat je aanpak is en hoe ver je bent, zodat je kunt laten zien dat je er werk van maakt. Zo kun je die stappen in een klein bedrijf invullen (dit is een voorstel van HAN-IT, geen voorschrift van de AP of de wet):

1. Zet op een rij welke AI-tools in je bedrijf worden gebruikt en wie ermee werkt.
2. Bepaal per functie wat mensen moeten weten, bijvoorbeeld welke gegevens in een tool mogen en hoe ze een antwoord controleren.
3. Geef een korte uitleg of training en spreek af wanneer je die herhaalt.
4. Wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor de voortgang.
5. Leg vast wat je hebt gedaan en kijk op een vast moment, bijvoorbeeld elk jaar, of de aanpak nog past.

Weet je niet zeker wat de AI-verordening voor jouw situatie betekent, leg die vraag dan voor aan een jurist. Dit artikel is geen juridisch advies.

Wat ziet iemand in Microsoft Copilot?

Volgens Microsoft toont Copilot alleen gegevens uit je organisatie waarop de gebruiker minimaal leesrechten heeft. Dat betekent ook dat Copilot kan putten uit alles waar iemand bij kan, ook als die persoon er nooit naar had hoeven kijken. Microsoft schetst in een blog van december 2024 een voorbeeld: je vraagt Copilot naar de organisatiestructuur en in het antwoord staan vertrouwelijke details over een aankomende reorganisatie die je nooit had mogen zien. Het blog noemt vijf veelvoorkomende oorzaken van te ruim gedeelde gegevens in SharePoint:

• Een site waarvan de privacy-instelling iedereen in de organisatie toegang geeft.
• Delen dat standaard op “iedereen” staat.
• Onderbroken overerving van rechten, waardoor de rechten van een map niet kloppen met die van de hele site.
• Delen met de groep “iedereen behalve externe gebruikers”.
• Sites en bestanden zonder gevoeligheidslabels.

Personeelsdossiers, offertes en directiestukken staan dus beter niet in een site die voor iedereen openstaat.

Zo ruim je rechten op voordat je Copilot aanzet

De volgorde hieronder is een voorstel van HAN-IT, gebaseerd op de oorzaken hierboven en op wat Microsoft in zijn documentatie beschrijft.

1. Bekijk welke SharePoint-sites en Teams je hebt en wie erbij kan. Begin met de plekken voor personeelszaken, financiën en directie.
2. Haal “iedereen” weg als toegang tot mappen met gevoelige inhoud en werk met kleine, benoemde groepen.
3. Herstel mappen waarvan de rechten afwijken van de site waarin ze staan.
4. Beveilig de accounts goed, bijvoorbeeld met meervoudige verificatie. Copilot werkt met de rechten van de gebruiker, dus dat account verdient goede bescherming.
5. Overweeg gevoeligheidslabels voor vertrouwelijke stukken. Volgens Microsoft houdt Copilot rekening met de gebruiksrechten van gegevens die met Microsoft Purview zijn versleuteld.
6. Begin met een kleine groep en met inhoud die weinig risico geeft, en breid daarna uit. Microsoft beschrijft in het blog een optionele pilotfase met een kleine groep gebruikers en alleen inhoud met weinig risico.
7. Controleer de rechten daarna regelmatig, want mappen en teams veranderen.

Microsoft noemt in het blog het SharePoint-beheercentrum, SharePoint Advanced Management en Microsoft Purview als hulpmiddelen. Dit is beheerwerk, dat je het best aan je beheerder of IT-partner overlaat.

Wat gebeurt er met je gegevens?

Volgens Microsoft worden prompts (de vragen die je intypt), antwoorden en gegevens uit Microsoft Graph (de laag waarmee Copilot bij je mail, bestanden en agenda komt) niet gebruikt om de basismodellen te trainen. Microsoft zegt dat Copilot voldoet aan de bestaande afspraken voor zakelijke Microsoft 365-klanten, waaronder de AVG en de EU Data Boundary. Volgens Microsoft blijft het verkeer van EU-gebruikers binnen de EU Data Boundary, met een uitzondering voor Anthropic-modellen (zie hieronder). Je vragen en de antwoorden worden wel opgeslagen. Je beheerder kan ze terugvinden via Microsoft Purview en er bewaartermijnen voor instellen, en gebruikers kunnen hun eigen Copilot-geschiedenis verwijderen.

Let op bij modellen van Anthropic. Microsoft schrijft dat die als subverwerker (een partij die namens Microsoft gegevens verwerkt) op dit moment buiten de EU Data Boundary vallen. Voor klanten in de EU, de EFTA en het Verenigd Koninkrijk staat de algemene instelling voor Anthropic als subverwerker volgens Microsoft standaard uit. Daarnaast bestaat een aparte instelling voor Copilot in Word, Excel en PowerPoint. Volgens Microsoft staat die standaard aan voor tenants in de EU, de EFTA en het Verenigd Koninkrijk die na 25 maart 2026 zijn aangemaakt, en vindt de verwerking dan buiten de EU Data Boundary plaats. Voor oudere tenants verwijst Microsoft naar het Message Center. Vraag je beheerder dus na wat bij jouw tenant aanstaat. Die instellingen staan in het Microsoft 365-beheercentrum onder Copilot, Instellingen, “AI providers operating as Microsoft subprocessors”. Voor de algemene instelling is de rol AI Administrator of Global Administrator nodig. Lees eerst de actuele Microsoft Learn-pagina’s “Anthropic models in Microsoft Online Services” en “Copilot in Microsoft 365 apps with Anthropic models” voordat je iets aanpast.

Klopt wat Copilot schrijft?

Microsoft zegt zelf dat antwoorden van generatieve AI niet altijd feitelijk kloppen en dat gebruikers hun eigen oordeel moeten gebruiken voordat ze iets aan anderen sturen. Maak daar een vaste regel van: een medewerker controleert bedragen, namen, data en beweringen voordat een tekst de deur uitgaat.

Eén pagina AI-beleid voor je bedrijf

Een beleid hoeft geen dikke map te zijn. In haar actieplan noemt de AP een beleids- of cultuurdocument over hoe je met AI omgaat. Voor een mkb-bedrijf is één pagina volgens HAN-IT een goed begin. Zet er in elk geval dit op:

• Welke tools mogen. Noem de toegestane tools, bijvoorbeeld Copilot in je eigen zakelijke Microsoft 365-omgeving. Een nieuwe tool vraagt eerst om toestemming.
• Welke gegevens erin mogen. Houd klantgegevens, persoonsgegevens en vertrouwelijke stukken buiten gratis tools en privéaccounts. De afspraken die Microsoft beschrijft gaan over Copilot voor zakelijke Microsoft 365-klanten. Voor een gratis tool of een privéaccount moet je de voorwaarden apart nalezen.
• Controle van de uitkomst. Een mens leest na wat naar buiten gaat.
• Aanspreekpunt. Eén persoon beantwoordt vragen en beoordeelt nieuwe tools.
• Wat bij een fout. Is er per ongeluk iets in een verkeerde tool geplakt, meld dat dan direct bij het aanspreekpunt. Gaat het om persoonsgegevens, vraag dan direct een jurist of, als je die hebt, je functionaris voor gegevensbescherming om advies.
• Wanneer je het bijwerkt. Bij elke nieuwe tool en minstens eens per jaar.

Bespreek de pagina in een teamoverleg, zodat hij meteen onderdeel wordt van de uitleg aan je team.