Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium: welk abonnement past bij je team?

Wat is het verschil tussen Basic, Standard en Premium?

Alle drie horen bij de Business-abonnementen van Microsoft 365, bedoeld voor organisaties met maximaal 300 gebruikers. Die grens geldt voor de abonnementen samen: Microsoft noemt een maximum van 300 licenties in totaal. Heb je 250 Premium-licenties, dan kun je er in totaal nog 50 bijnemen, ook als dat Basic of Standard is. Microsoft behoudt zich het recht voor deze grens af te dwingen. Groei je door naar meer dan 300 gebruikers, dan adviseert Microsoft te kijken naar de abonnementen voor grotere organisaties (Microsoft 365 for enterprise).

• Business Basic bevat zakelijke e-mail (Exchange Online), Teams, OneDrive, SharePoint en de Office-apps in je browser. De Office-programma’s om op je computer te installeren zitten er niet in.
• Business Standard bevat dezelfde onderdelen en voegt de Office-apps toe die je op je computer installeert.
• Business Premium bevat alles van Standard en voegt beveiliging en apparaatbeheer toe.

Microsoft biedt Basic, Standard en Premium ook aan in een variant zonder Teams. Of die beschikbaar is, hangt af van je land. Dit artikel gaat uit van de varianten met Teams.

Wat zit er extra in Premium?

Premium voegt onder meer deze vier onderdelen toe aan Standard. De lijst is niet compleet: in de servicebeschrijving van Microsoft staat bijvoorbeeld ook Azure Information Protection (rechtenbeheer voor documenten en mail) alleen bij Premium en niet bij Basic of Standard.

• Defender for Business beschermt computers en andere apparaten tegen ransomware, malware en phishing. Het werkt op Windows en met apps voor Mac, iPhone, iPad en Android.
• Intune (Plan 1) is het systeem waarmee je laptops en telefoons beheert: regels instellen, apps installeren en een apparaat op afstand wissen als het kwijtraakt.
• Entra ID P1 is de uitgebreidere versie van het inlogbeheer van Microsoft. Je stelt er toegangsregels (Conditional Access) mee in, bijvoorbeeld dat inloggen alleen mag vanaf een apparaat dat aan je eisen voldoet.
• Defender for Office 365 Plan 1 beschermt mail en samenwerking. Safe Links controleert links in mail, Office-apps en Teams, Safe Attachments controleert bijlagen in mail en bestanden in SharePoint, OneDrive en Teams. Het helpt ook bij mails waarin iemand zich voordoet als een bekende afzender.

Wil je een deel hiervan ook zonder Premium? Defender for Business is los verkrijgbaar voor organisaties met Basic of Standard, en Defender for Office 365 is volgens Microsoft als aanvulling te krijgen op veel Microsoft 365-abonnementen met een cloudmailbox. Of dat handiger is dan Premium hangt af van wat je nodig hebt. Reken het daarom door voordat je losse onderdelen bijkoopt.

Wat is apparaatbeheer precies?

Intune kent twee manieren om apparaten te beheren. Bij beheer van het hele apparaat bepaalt je organisatie de instellingen en de apps en kun je het toestel op afstand wissen. Microsoft adviseert dit voor bedrijfsapparaten. Bij beheer van alleen de apps blijft de medewerker eigenaar van het toestel en regel jij de toegang tot bedrijfsgegevens in apps zoals Outlook. Dat kan ook voor privételefoons. Raakt zo’n telefoon kwijt, dan kun je de bedrijfsgegevens uit die apps verwijderen.

Wanneer kies je Premium?

Volgens HAN-IT past Premium als er bedrijfsgegevens staan op apparaten die kwijt kunnen raken, of als je meer controle wilt over wie waar inlogt. Een paar situaties (dit is een richtlijn van HAN-IT, geen voorschrift van Microsoft):

• Een laptop of telefoon raakt kwijt of wordt gestolen. Met Intune wis je een aangemeld apparaat op afstand, onder meer op Windows-computers, Macs, iPhones, iPads en zakelijke Android-toestellen. Vergrendelen kan voor iPhones, iPads, Macs en zakelijke Android-toestellen, maar alleen als er al een pincode of wachtwoord is ingesteld. Voor Windows-computers noemt Microsoft de vergrendelactie niet. Wissen staat voor Windows wel in de documentatie.
• Medewerkers lezen bedrijfsmail op hun eigen telefoon. Met app-beveiliging in Intune kun je bijvoorbeeld een pincode eisen om Outlook te openen en voorkomen dat bedrijfsgegevens op het toestel worden opgeslagen.
• Je wilt inloggen alleen toestaan onder voorwaarden, bijvoorbeeld vanaf een beheerd apparaat. Daarvoor heb je Entra ID P1 nodig.
• Je wilt dat links en bijlagen in mail en Teams extra worden gecontroleerd, en ook bestanden in SharePoint en OneDrive. Dat doet Defender for Office 365 Plan 1.
• Je team gebruikt een mix van Windows, Mac en telefoons. Intune en Defender for Business in Premium helpen ook bij het beheren en beveiligen van iPhones, iPads en Macs.

Heeft een medewerker alleen mail, Teams en de online Office-apps nodig, dan volstaat Basic. Wil iemand de Office-apps op de computer gebruiken, dan is dat minimaal Standard.

Kun je abonnementen mengen?

Ja. Microsoft laat toe dat je Business-abonnementen in één omgeving combineert, binnen het maximum van 300 licenties. Je wijst per medewerker een licentie toe, dus je kunt Premium ook voor een deel van je organisatie nemen. De beveiliging en het beheer van Premium gelden dan alleen voor gebruikers met apparaten die met een Premium-abonnement worden beheerd. Een medewerker met alleen een Basic-licentie valt daar dus buiten. Microsoft raadt zelf aan om Premium voor alle gebruikers in te zetten voor de beste bescherming van bedrijfsgegevens. Microsoft verkoopt Premium zelf, dus of dat voor jouw bedrijf nodig is, is een afweging die je met je IT-partner maakt.

Wat kun je zonder Premium aan beveiliging regelen?

Een deel wel. Entra ID Free zit in Microsoft 365-abonnementen en bevat de beveiligingsstandaarden (security defaults). Daarmee moeten alle medewerkers meervoudige verificatie instellen en moeten beheerders bij elke aanmelding een tweede controle doen. Medewerkers registreren daarvoor de Microsoft Authenticator-app. Sms en bellen kunnen ze als tweede controle niet gebruiken. De beveiligingsstandaarden staan aan of uit en zijn niet aan te passen. Toegangsregels op maat, zoals Conditional Access, vragen Entra ID P1. Lees in het artikel over meervoudige verificatie hoe je MFA opzet.

Zo kies je in vijf stappen

1. Tel je medewerkers. De Business-abonnementen zijn bedoeld voor maximaal 300 gebruikers, over alle drie samen.
2. Noteer per functie welke apps nodig zijn: alleen de online versies, of ook de Office-apps op de computer.
3. Kijk op welke apparaten bedrijfsgegevens staan, zoals laptops, telefoons en privéapparaten.
4. Bepaal wat er moet kunnen gebeuren als een apparaat kwijtraakt of een account in verkeerde handen valt.
5. Kies per functie een abonnement en leg vast wanneer je de keuze opnieuw bekijkt, bijvoorbeeld als je team groeit.

Je zit niet voor altijd aan je eerste keuze vast. Binnen de Business-abonnementen kun je overstappen van het ene naar het andere, bijvoorbeeld van Basic naar Standard. Een overstap naar een abonnement met dezelfde of meer onderdelen kan Microsoft in de meeste gevallen automatisch doen. Stap je over naar een abonnement met minder onderdelen, dan gaat dat handmatig en bewaar je eerst de gegevens die je wilt houden, bijvoorbeeld een kopie van een mailbox of van bestanden in OneDrive. Kijk ook naar de looptijd van je abonnement, want minder licenties kan vaak pas aan het einde ervan.