Overstappen naar VoIP: je nummer houden en wat je vooraf regelt

Mag je je telefoonnummer houden als je overstapt naar VoIP?

Meestal wel, met een voorwaarde. Volgens de ACM mag je je telefoonnummer meenemen als je naar een andere aanbieder overstapt, mits de bestemming van het nummer hetzelfde blijft. Dit recht op nummerbehoud geldt voor particulieren en voor zakelijke afnemers.

Die voorwaarde betekent volgens de ACM twee dingen. Een vast nummer kan alleen mee als je binnen dezelfde regio met hetzelfde netnummer blijft. Een mobiel nummer kan alleen mee naar een mobiel abonnement. Verhuis je binnenkort naar een andere regio, zeg dat dan al in het eerste gesprek met je nieuwe aanbieder. Het meenemen zelf mag niets kosten: een aanbieder mag daarvoor geen geld vragen.

Wie regelt wat bij het overzetten van je nummer?

Je hoeft je nummer niet zelf bij je oude aanbieder los te krijgen. Zo werkt het volgens de ACM:

• Jij vraagt nummerbehoud aan bij je nieuwe aanbieder. Die regelt het vervolgens met je oude aanbieder.
• Je oude aanbieder mag de aanvraag niet weigeren. Hij moet het nummer zo snel mogelijk overdragen aan de nieuwe aanbieder en mag het niet overdragen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.
• Je kunt nummerbehoud aanvragen tot één maand na het einde van je abonnement. Wacht daar liever niet tot het laatste moment mee. Heb je je nummer rechtstreeks van de ACM gekregen (je bent dan nummerhouder), dan geldt die termijn van één maand niet.
• Je moet in ieder geval binnen 1 dag na de overstap kunnen bellen. Gaat er iets mis, neem dan contact op met je nieuwe aanbieder. Je oude aanbieder zorgt ervoor dat je kunt bellen totdat de nieuwe aanbieder het probleem heeft opgelost. Dat geldt niet als je oude abonnement al was geëindigd voordat je nummerbehoud aanvroeg.

Vraag je nieuwe aanbieder wie het oude abonnement opzegt en in welke volgorde dat gaat. Bij de overstapservice regelt de nieuwe aanbieder volgens de ACM zowel het meenemen van je nummer als het opzeggen bij je oude aanbieder.

Wanneer mag je opzeggen en wat kost dat?

De vaste looptijd van een telecomabonnement is volgens de ACM vaak 1 of 2 jaar. Daarna kun je het abonnement kosteloos opzeggen wanneer je wilt. De opzegtermijn is maximaal 1 maand en gaat meteen lopen op de dag dat je opzegt.

Opzeggen tijdens de vaste looptijd kan ook, maar daar moet je vaak voor betalen. Wat je betaalt, staat in je contract. Stap je over voor het einde van je abonnement, dan mag je oude aanbieder een opzegboete vragen. Tel die mee als je niet kunt wachten tot de looptijd afloopt. De ACM noemt ook situaties waarin je eerder zonder kosten kunt opzeggen, bijvoorbeeld bij nadelige wijzigingen of als de diensten niet goed werken. Daar gelden voorwaarden voor, die je op de ACM-pagina in de bronnenlijst vindt.

Op diezelfde pagina schrijft de ACM dat de regels gelden voor organisaties zonder winstoogmerk en voor bedrijven die aan minstens 2 van deze 3 voorwaarden voldoen:

• gemiddeld minder dan 50 medewerkers;
• activa van maximaal 6.000.000 euro;
• een netto-omzet van maximaal 12.000.000 euro.

Een bedrijf mag daarnaast kiezen voor een abonnement dat langer duurt, mits het daar zelf duidelijk akkoord voor geeft. Lees dus eerst je eigen contract. Valt je bedrijf buiten deze grenzen of twijfel je over wat er in je contract staat, laat dan een jurist of adviseur meekijken. De grenzen kunnen veranderen, de actuele cijfers staan op de ACM-pagina.

Wat regel je vooraf?

Een goede voorbereiding voorkomt dat je na de overstap ontdekt dat een nummer of doorschakeling ontbreekt. Loop deze stappen door:

1. Pak je huidige contract erbij. Noteer wanneer de vaste looptijd afloopt, wat de opzegtermijn is en wat eerder stoppen kost.
2. Maak een lijst van al je nummers. Zet erbij wie of wat elk nummer gebruikt: het hoofdnummer, directe nummers van medewerkers en apparaten die nu aan een telefoonlijn hangen, zoals een alarmsysteem of pinapparaat. Controleer bij de leverancier van zo’n apparaat of het met VoIP werkt. Noteer ook welk type aansluiting je nu hebt, bijvoorbeeld analoog, ISDN of al VoIP.
3. Leg je keuzemenu vast. Schrijf op welke keuzes bellers krijgen, naar wie elke keuze gaat, welke openingstijden gelden en welke gesproken teksten je gebruikt.
4. Noteer je doorschakelingen. Welke nummers gaan bij afwezigheid naar een collega of een mobiele telefoon, en wie neemt buiten kantoortijd op?
5. Controleer of je nummers mee kunnen. Noteer per nummer of het een vast of een mobiel nummer is en vraag je nieuwe aanbieder of de bestemming gelijk blijft, zeker als je binnenkort verhuist.
6. Bespreek een reserveverbinding. Lees hieronder waarom.
7. Plan het moment en informeer je team. Kies een tijdstip waarop de overstap je klanten zo min mogelijk raakt. Laat medewerkers weten met welke toestellen of apps ze gaan bellen en test na de overstap elk nummer, het keuzemenu en de doorschakelingen.

Wat als je internet uitvalt?

VoIP belt via internet. Valt je internetverbinding weg, dan werkt bellen via een gewone VoIP-lijn niet meer. Bespreek daarom vooraf een reserveverbinding, zodat bellen en internet doorgaan bij een storing.

Vraag ook hoe die reserve is aangesloten en of hij bij dezelfde storing meteen mee uitvalt. Vraag verder wat er met je nummers gebeurt als de hoofdverbinding wegvalt, bijvoorbeeld of ze automatisch naar mobiele telefoons kunnen worden doorgeschakeld. Leg de afspraken schriftelijk vast, zodat je bij een storing niet hoeft te zoeken wie wat doet.

Welke vragen stel je aan je nieuwe aanbieder?

Neem deze vragen mee naar het eerste gesprek. Als je ze vooraf stelt, weet je waar je aan toe bent:

• Op welke datum en welk tijdstip gaat mijn nummer over?
• Wie zegt mijn oude abonnement op, en wanneer gebeurt dat?
• Blijft de bestemming van elk van mijn nummers gelijk?
• Wie richt mijn keuzemenu, voicemail en doorschakelingen in?
• Welke reserveverbinding is er, en wat kost die?
• Bij wie meld ik me als bellen na de overstap niet werkt?